Assistant(e) ADV

Emplois-types regroupés dans ce métier-repère

Assistant(e) commercial(e)
Secrétaire commercial(e)
Assistant(e) achats
Mission générale
L’Assistant(e) ADV assure au quotidien les opérations de gestion des contrats de vente, depuis l'enregistrement des commandes jusqu'au suivi du parfait paiement des factures par le client. Il/elle gère la commande client, la livraison, la facturation, le règlement des fournisseurs et veille également à la bonne livraison des produits. Il/elle transmet les informations nécessaires permettant la gestion des stocks.
Activités principales
  • Ouverture des comptes commettant (pour les nouveaux fournisseurs).
  • Gestion des devis à l’achat (vis-à-vis du fournisseur).
  • Passage de la commande au fournisseur (après visu et accord du chef de produit ou du responsable ADV).
  • Saisie des commissions sur vente.
  • Suivi des commandes clients, édition des contrats types, suivi des contrats et facturation.
  • Réponse aux demandes d’informations clients (caractéristiques produits, nouveaux produits, tarifs et promotions, disponibilité produits, etc.).
  • Saisie des commandes clients.
  • Mise en facturation.
  • Préparation de l’ordre de livraison avec le client.
  • Préparation et suivi logistique.
  • Coordination et suivi logistique des achats et de l’approvisionnement.
  • Transmission des documents de la demande (facture fournisseur, « packing list », certificats d’analyse) au service logistique pour l’organisation de la livraison chez le client, ou au client/transitaire (négoce international).
  • Montage des dossiers d’avis de souffrance et de retour produits.
  • Traitement des litiges (établir le dossier de litige, faire le suivi en lien avec le service spécialisé).
  • Gestion des bulletins d’analyses techniques (expédition avec le produit livré).
  • Traitement des non conformités.
  • Gestion des fiches de données de sécurité.
  • Suivi des stocks.
  • Information des équipes de ventes sur l’état des stocks, des commandes clients (en lien avec les assistants commerciaux).
Environnement
Possibilité de périodes de surcharges d’activité ponctuelles dans l’année, ou en fin de mois.
En interne, les assistants ADV peuvent fonctionner en lien avec le service marketing pour obtenir des informations sur la gamme de produits (fiche produit, tarifs, etc.), avec un responsable de marché (pour le négoce international), avec les équipes de vente, lors de la transmission des informations clients, et bien sûr avec le service trésorerie.
En externe, les assistants ADV sont en lien avec les fournisseurs (approvisionneurs, assistants commerciaux, etc.) pour la logistique et avec les clients.
Accès Métier
Bac+2/BTS action commerciale
Bac+2 de type gestion PME/PMI, voire DUT techniques de commercialisation.
Compétences attendues
Connaissances - savoir
Bien connaitre l’offre commerciale de l’entreprise et son marché.
Connaitre les logiciels de gestion de la relation client
Connaître les bases de la gestion commerciale (relation client, comptabilité, gestion logistique…)
Connaître les bases de la gestion de stock
Connaitre les réglementations spécifiques du commerce international du type Incoterms (description des conditions d’achat et de vente auprès des fournisseurs et des clients)
Compétences comportementales - savoir-être
Réagir face aux imprévus et devenir proactif
Faire preuve d'aisance relationnelle
Être organisé et rigoureux afin de pouvoir tenir des objectifs et délais de gestion
Avoir le sens du service et s’impliquer pour créer une relation de confiance (exigence qualité).
Être réactif et proactif : savoir anticiper les demandes. (ex : alerter à l’avance le département logistique si un besoin de réapprovisionnement est anticipé).
Savoir communiquer en interne et rendre compte (faire remonter des informations au chef de produit ou au responsable ADV).
Avoir l’esprit d’équipe, être capable de remplacer un collègue de travail sur un dossier
Compétences opérationnelles - savoir-faire
Mettre en oeuvre une approche d’écoute et de conseil pour construire une réponse adaptée aux besoins des clients.
Développer et faire vivre un réseau de relations professionnelles
Maîtriser les procédures-type d’achat et de vente (en fonction du PGI utilisé).
Prioriser les urgences et priorités des demandes et réclamations clients
Trouver, argumenter et négocier des solutions aux problèmes liés aux commandes et aux livraisons
Codifier et saisir les données commerciales (prospects et clients, produits)
Rédiger des courriers et documents commerciaux
Ajuster son comportement à la nature de ses interlocuteurs ou clients (conflit, stress, etc.) de leur culture, nationalité, etc.
Utiliser les équipements et /ou logiciels métier
Appliquer les normes qualité définies dans l’entreprise (règles de traçabilité, procédures spécifiques, ex: savoir faire un acte de non-conformité en cas de problème de livraison, et transmettre au service qualité).
Administrer des bons de commande, contrats-types, factures-types
S'exprimer en anglais dans son domaine de compétence
Connaissance de progiciels de gestion intégrée (PGI) ou progiciels SAP.
Secteurs d'activité
Médicament et réactifs vétérinaires
Technologies médicales et dispositifs médicaux
Diagnostic In vitro
Activités parapharmaceutiques et cosmétiques
Activités d’achat et de distribution de médicaments vétérinaires
Mobilité
Assistant(e) commerciale, Assistant(e) administratif(ve), Responsable de l'administration commerciale, Responsable ADV, Superviseur d'équipe, Assistant(e) achats, Assistant(e) logistique