Responsable ADV

Emplois-types regroupés dans ce métier-repère

Directeur(trice) ADV
Superviseus(e) ADV
Responsable clientèle
Responsable du service client
Responsable de gestion commerciale
Mission générale
Le(la) Responsable Administration des Ventes supervise toutes les opérations de gestion des contrats de vente hors export, depuis l'enregistrement des commandes jusqu'à la livraison aux clients afin de garantir le bon déroulement des processus administratifs et commerciaux.
Activités principales
  • Contrôle du traitement des commandes.
  • Traitement des données commerciales.
  • Validation et enregistrement des commandes.
  • Veille au respect de la politique tarifaire de l'entreprise.
  • Contrôle et anticipation de la disponibilité des produits et du respect des délais de livraison.
  • Suivi de la clientèle, remontée des situations auprès des forces de vente.
  • Réponse aux demandes d'information des clients.
  • Gestion du système de facturation.
  • Supervision des dossiers de financement.
  • Relance des impayés.
  • Gestion les litiges, réclamations et contentieux.
  • Rapprochement entre prévisions commerciales et réalisé, échéances et trésorerie.
  • Définition et suivi des tableaux de bord liés à l'activité commerciale.
  • Analyse des résultats de vente, par marché et par client: Rapprochement entre prévisions commerciales et réalisé, échéances et trésorerie.
  • Gestion des reportings internes, (ex : suivi des chiffres clients, de la facturation, du nombre de litiges).
  • Définition des prévisions commerciales en lien avec la direction commerciale, participation à l'élaboration des budgets.
  • Management d'une équipe d'administration des ventes.
  • Encadrement, suivi du traitement des dossiers, support sur les interventions hors modèles-types.
  • Coordination des différents services intervenant sur la chaîne commerciale (commerciaux, logistique, production...).
Environnement
Rattachement hiérarchique variable selon les entreprises: Département Commercial, Logistique, Administratif, Financier.
Accès Métier
BTS ou DUT commercial ou comptabilité/gestion
École supérieure de commerce
DECF, DESCF
Bac+ 4/5 comptabilité/gestion/finance
Compétences attendues
Connaissances - savoir
Très bien connaître les règles et fondamentaux en gestion commerciale, comptabilité, finance et contrôle de gestion.
Très bien connaître les logiciels de gestion commerciale et relation client spécifiques (SAP, Sage, Sybel...) et les outils bureautiques associés.
Très bien connaître le droit commercial et les règles de fiscalité applicables.
Bien connaitre l’offre commerciale de l’entreprise et son marché.
Connaître l'environnement supply chain.
Connaitre les réglementations spécifiques du commerce international du type Incoterms (description des conditions d’achat et de vente auprès des fournisseurs et des clients)
Compétences comportementales - savoir-être
Faire preuve d'aisance relationnelle
Être organisé et rigoureux afin de pouvoir tenir des objectifs et délais de gestion
Avoir le sens du service et s’impliquer pour créer une relation de confiance.
Être proactif : savoir anticiper les demandes.
Faire preuve de facilités de communication pour assurer l’interface avec les clients internes/externes.
Savoir faire preuve de réactivité dans des situations critiques.
Savoir faire preuve de rigueur et méthode.
Persévérance et capacité à gérer positivement des situations stressantes.
Savoir faire preuve de souplesse d'esprit et de diplomatie.
Compétences opérationnelles - savoir-faire
Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères dont l’anglais.
Mettre en oeuvre une approche d’écoute et de conseil pour construire une réponse adaptée aux besoins des clients.
Développer et faire vivre un réseau de relations professionnelles
Rédiger des procédures-type d’achat et de vente, des contrats-types de vente
Trouver, argumenter et négocier des solutions aux problèmes liés aux commandes et aux livraisons
Ajuster son comportement à la nature de ses interlocuteurs ou clients (conflit, stress, etc.)
Appliquer et faire appliquer les normes qualité définies dans l’entreprise
Réaliser et piloter des opérations sur les flux de produits (entrées/sorties) dans des conditions économiques, de qualité et de délai optimales.
Manager une équipe pluridisciplinaire et en réseaux.
Maîtriser les techniques de gestion de projets techniques (expression des besoins, cahier des charges, planning…).
Recueillir et transmettre l’information de manière fiable aux différents interlocuteurs.
Travailler en équipe et en mode projet dans un environnement matriciel
S'exprimer en anglais dans son domaine de compétence
Connaissance de progiciels de gestion intégrée (PGI) ou progiciels SAP.
Secteurs d'activité
Médicament et réactifs vétérinaires
Technologies médicales et dispositifs médicaux
Diagnostic In vitro
Activités parapharmaceutiques et cosmétiques
Activités d’achat et de distribution de médicaments vétérinaires
Mobilité
Postes précédents : Gestionnaire administration des ventes, Contrôleur de gestion, Adjoint au responsable administration des ventes.
Evolutions : Responsable contrôle de gestion, Responsable administratif et financier, Directeur export, Directeur commercial, Responsable logistique, Responsable régional des ventes.
Tendances d'évolution du métier
L’administration des ventes s'impose en véritable service clients ce qui prolonge la relation client sur un partenariat à long terme. Pour poursuivre cette longivité dans la relation, il est primordial de répondre aux impératifs qualité, coût et en réactivité et c'est pourquoi les entreprises parlent maintenant de supply chain en intégrant le poste de responsable administration des ventes tout au long du process client. L'administration des ventes est intégrée dorénavant dans tous les outils numériques et la transformation digitale des entreprises commencent par cette activité. Les entreprises souhaitent pour la plupart s'ouvrir à l'export ce qui a pour conséquence une évolution de la fonction et du savoir (connaissance des contraintes export tant douanières, financières que réglementaires et logistiques).