Documentaliste Qualité

Emplois-types regroupés dans ce métier-repère

Chargé(e) de documentation qualité
Responsable des documents qualité
Mission générale
Le/la Documentaliste Qualité organise et gére l'information qualité pour mettre à disposition des services concernés les documents qualité nécessaires. Il/elle vérifie la cohérence des informations avec les référentiels internes et externes.
Activités principales
  • Organisation du traitement des informations, des documents qualité et de la cohérence du système documentaire.
  • Contrôle des documents qualité et alerte sur les documents manquants, les incohérences de fonds ou de formes éventuelles.
  • Définition et proposition de la forme des documents réglementaires en qualité (modèles, règles d'identification).
  • Suivi de l’obsolescence des documents qualité.
  • Développement et exploitation du système documentaire automatisé.
  • Réalisation à la demande de recherches, d'études ou de dossiers sur des sujets spécifiques.
  • Assistance pour la gestion des documents qualité dans les services concernés (proposition d'une nomenclature...).
  • Définition et conseil pour la mise en place des règles de gestion documentaire avec les utilisateurs.
  • Contrôle de la destruction des documents périmés dans le respect des procédures qualité.
  • Contrôle du flux documentaire et alerte sur les problèmes de diffusion.
  • Diffusion des informations, des ouvrages et des documents qualité aux services concernés.
  • Définition des règles de stockage et d'archivage des documents qualité.
Environnement
Rattachement hiérarchique : Responsable qualité ou Directeur qualité.
Accès Métier
Diplômes:
Master 1 - Contrôle qualité.
Formation complémentaire de documentaliste ou de gestion électronique des données.
Compétences attendues
Connaissances - savoir
Très bien connaître les technologies de l'information et de la communication
Connaître les systèmes d'exploitation et applications bureautique (logiciels documentaires, SIGB, GED, archivage, gestion des contenus et des connaissances, cloud...)
Bien connaître les modalités de diffusion liés au web intranet( Edition électronique, outils de diffusion (RSS, twitter, lettre d'information électronique, epub…), technologies associées aux portails…)
Compétences comportementales - savoir-être
Capacité à communiquer avec les utilisateurs et/ou les fournisseurs (des délais, budgets, moyens)
Esprit d'analyse et de synthèse
Savoir faire preuve de réactivité en cas d'alerte sur des problèmes de diffusion ou de documents manquants, ou d'incohérences de fonds ou de formes éventuelles
Compétences opérationnelles - savoir-faire
Rédiger des documents qualité réglementaires standards, études ou dossiers sur des sujets spécifiques
Evaluer et apprécier la conformité des dossiers de l'entreprise et des sous-traitants le cas échéant
Interpréter et exploiter des informations et/ou des données techniques
Capaciter à communiquer, lire et rédiger des documents techniques, des rapports, des notes - en anglais
Rechercher et exploiter toutes sources d'information dans le paysage technologique actuel de l'info-connaissance dans son domaine d'activité
Maîtriser les techniques et outils utilisés dans les processus de recherche et de veille informationnelle (web, moteur de recherche, modalités de surveillance, système de veille, réseaux sociaux…)
Maîtriser les techniques et outils d'analyse et d'exploitation d'informatiosn et de données (statistiques, sémantiques…)
Mettre en oeuvre une approche d’écoute et de conseil pour orienter les utilisateurs dans leurs recherches documentaires
Développer et exploiter un système documentaire automatisé
Organiser, structurer et gérer documents et contenus
Maîtriser les règles de stockage et d'archivage des documents, contenus, informations, données
Mettre en forme et diffuser une production documentaire, une veille, avec les moyens numériques mis à disposition
Traduire les exigences de qualité en outil pour les services concernés
Maîtriser les procédures qualité liée en son domaine de compétence
Secteurs d'activité
Médicament et réactifs vétérinaires
Technologies médicales et dispositifs médicaux
Diagnostic In vitro
Activités parapharmaceutiques et cosmétiques
Activités d’achat et de distribution de médicaments vétérinaires
Mobilité
Mobilité transversale: Assureur qualité, Auditeur qualité.
Tendances d'évolution du métier
Le développement croissant du numérique amène des innovations qui impactent la gestion documentaire des entreprises. notamment en termes de structuration  et de gestion informatisée de l'information pour articuler des ressources hétérogènes et faciliter leur ré-utilisabilité (Gestion Electronique de Documents (GED), Cloud, Big Data). De même que l'élargissement de la panoplie des outils de publication viennent compléter la gestion des ressources documentaires traditionnelles.